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kintoneのデータをBizteX Connectで定期的に処理する

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はじめに

kintone には定期的に処理を実行する仕組みはありません。
そのため、定期的に処理したい場合には、kintone 以外のサービスや外部のサーバーに仕組みを用意する必要があります。

今回は BizteX Connect を利用して定期的にkintoneアプリのレコードを Google スプレッドシート に出力する方法をご紹介します。

BizteX Connect は、GUI上から簡単にさまざまなサービス同士を連携できるサービスで、プログラミングの知識不要で業務を効率化できます。
kintone との相性も良いので是非お試しください。無料でお試しできます。


設定

kintoneの設定

1. アプリの作成

今回はアプリストアの案件管理アプリを追加します。
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追加できたらアプリを開き、URLからサブドメインとドメイン、アプリIDをメモします。
URLがhttps://sample.cybozu.com/k/100/の場合、サブドメインはsample、ドメインはcybozu.com、アプリIDは100です。

 

2. APIトークンの生成

アプリを追加できたら「アプリの設定、APIトークン」からAPIトークンを生成し、メモします。
アクセス権は「レコード閲覧」をチェックします。
その後、アプリの更新を忘れないようにしてください。アプリを更新しないとAPIトークンが有効になりません。

 

Google スプレッドシートの作成

kintone のレコードを出力するための Google スプレッドシートを作成します。
(今回の記事では、スプレッドシートのファイル名は「案件管理」としました)

1行目には、kintone のフィールド名を入力します。

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BizteX Connectの設定

1. プロジェクトの作成

「プロジェクト」メニューを選択、「新規プロジェクト作成」をクリックしてプロジェクトを作成します。
(今回の記事ではプロジェクト名は「kintone定期処理」としました)

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2. シナリオの設定(スケジュール)

シナリオ一覧画面の左メニューの「+」をクリックします。

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シナリオ名に適当な内容を入力し、アプリ選択で「一般」を選択します。
(今回の記事ではシナリオ名は「kintone & Google スプレッドシート連携」としました)
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イベント選択では「スケジュール実行」を選択し、「次へ」をクリックします。

スケジュール設定では「スケジュールを追加」をクリックします。

今回は毎日0時0分に実行したいので「毎週」を選択し、曜日を全てチェック、実行時間を「00:00」に変更し、「追加」をクリックします。
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*再度「スケジュールを追加」をクリックすることで複数の時間に実行させることも可能です。
*スケジュールは1つのシナリオに5つまで設定できます。

 

スケジュールが追加されたら「次へ」をクリックします。

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出力確認では「完了して次へ」をクリックします。

 

3. シナリオの設定(kintoneのレコード取得)

次はkintoneのレコード取得を設定します。
アプリ選択で「kintone」で検索し、「kintone」をクリックします。
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アクション選択で「レコードの一覧取得」を選択します。

認証コネクタ選択で「新しいコネクタを作成する」をクリックします。
kintoneの設定でメモした内容と以下の画像を参考に適切な内容を入力し、「コネクタ作成」をクリックします。
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認証コネクタが作成できたら、「次へ」をクリックします。

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取得方法で「一覧から選択する」を選択します。
一覧は適切な一覧を選択します。
(今回の記事では「確度Aの案件」を選択しました)
最大取得件数は「500」を入力し、「次へ」をクリックします。
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出力確認では「完了して次へ」をクリックします。

 

4. シナリオの設定(Google スプレッドシートに出力)

次は取得したデータを Google スプレッドシート に出力する処理を設定します。

アプリ選択で「Google」で検索し、「Google Sheets」をクリックします。
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アクション選択で「範囲の更新」を選択します。

認証コネクタ選択で「新しいコネクタを作成する」をクリックします。
タイトルに適切な内容を入力し、「認証」をクリックします。

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画面の指示に従い、BizteX Connect に付与する権限が問題ないことを確認し、アクセスを許可します。

認証コネクタが作成できたら、「次へ」をクリックします。

出力先に、先ほど作成した Google スプレッドシートを指定し、「次へ」をクリックします。

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続いて、データ出力の基本設定を行います。
以下の画像を参考に適切な内容を入力し、「次へ」をクリックします。
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出力確認では「テスト実行」をクリックし、成功になれば完了です。
スプレッドシートを開いてkintoneのレコードが出力されているか確認してください。
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フィールドの並び順は一覧と同じにはなりません。並び替えたい場合は別途設定が必要になります。

最後に画面右上の「保存」をクリックし、「シナリオ有効化」をONにします。

 

実行

1回目の実行

テスト実行で出力された内容を Google スプレッドシート から削除します。
定期実行動作後に Google スプレッドシート を開くとレコードの内容が出力されています。

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2回目の実行

2回目の実行前にレコードを追加します。
定期実行動作後に Google スプレッドシート を開くとレコードの追加、更新、削除が反映されています。

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おわりに

BizteX Connect を利用すれば簡単な設定で kintone のデータを定期的に操作できます。
また、さまざまなサービスとのデータ連携も可能です。是非お試しください。

この Tips は、2022 年 4 月版 kintone で確認したものになります。

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