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ガルーンポータル活用 Tips #6 社内の物知りになれるポータル

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中堅・大規模組織向けグループウェア「サイボウズ ガルーン」のポータル活用企画第6弾。これまでの一覧はこちら。
まるでン十年もいるベテラン社員のような、社内の物知りになれるポータルをご紹介します。

<このポータルの利用メリット>

  • 個人として、社内用語や普段かかわらない部署の人をよく知ることで、仕事をやりやすくすることができる
  • 組織として、部署をまたいでお互いのことを良く知ることで風通しが良くなり、働きやすくなる

完成イメージ

今回作成手順を紹介するのは、右上の「社内用語」ポートレットのみです。第2弾で紹介したランダムに表示される「社員紹介」ポートレットもあわせて表示すると良いでしょう。

__________2017-02-24_10.03.43.png

ポイント

  • 社内用語、社員紹介ともkintoneと連携することで、データのメンテナンスが容易です。
  • スケジュールなど普段使いのポートレットと同時に使うことで、日々の業務の中で自然に社内のことに詳しくなれます。
  • コーポレートブログや製品ブログも一緒に表示してみると良いでしょう。ポートレットの記述に以下の記述するだけで、ポートレットに埋め込むことができます。 

社内用語ポートレットの作成

データ取得元の準備

Garoonのポータルからデータを参照させるためのkintoneアプリを作成していきます。
kintoneアプリのフィールドは以下のように配置していきます。

__________2016-10-20_17.03.29.png

フィールド名 フィールドコード フィールドタイプ 備考
用語 vocabulary 文字列(1行)   
説明 description 文字列(複数行)   
説明資料 tempfile 添付ファイル   
作成者 作成者 作成者 自動入力
更新者 更新者 更新者 自動入力
更新日時 更新日時 更新日時 自動入力
作成日時 作成日時 作成日時 自動入力

認証は基本的にログインユーザーの権限を使います。アプリの内容を確認した上で、このkintoneアプリのレコードの閲覧権限はすべてのユーザーで閲覧できるように設定しておくことをお勧めします。

kintoneアプリをURL内に含まれるアプリIDをブラウザで確認しておきます。これは、アプリデータ取得プログラムの修正時に使います。

(例:アプリID →〇〇〇の時 https://example.cybozu.com/k/〇〇〇)

リソースの準備

ガルーンの「ファイル管理」を使って次の手順でリソースの準備をしていきます。

(1) kinranrec_bozupedia.js を作成します。以下のコードの33行目を、「データ取得元の準備」で確認したアプリIDに書き換えて保存してください。

(2) ガルーンの「ファイル管理」で今回のポートレット用にフォルダを作成します。

__________2016-10-24_14.09.58.png

(3) フォルダを選択した状態で「ファイルを追加する」をクリックし、以下のファイルを追加します。

  • kinranrec_bozupedia.js (修正済み)

(4) ファイルのタイトルをクリックした時に、URL内に含まれるhid(フォルダID),fid(ファイルID)を確認しておきます。

これは、ポートレット作成時に使います。(例: hid →△△△,fid →◇◇◇の時https://example.cybozu.com/g/cabinet/view.csp?hid=△△△&fid=◇◇◇)

ポイント

  • 表示件数を5件としてランダムに表示するサンプルプログラムです。カスタマイズしたい場合は、48,82,83行目を変更します。

ガルーンポートレットの準備

今回使うポートレットを作成していきます。
15行目の「kinranrec_bozupedia.js」のダウンロードリンクをリソースの準備で生成したリンクにそれぞれ書き換えます。

新規にHTMLポートレットを作成し、「ポートレットの内容」に記述します。

__________2016-10-24_14.22.42.png 

ポートレットを作成したらポータルに配置します。

動作確認

kintoneアプリにレコードをいくつか追加します。

__________2016-10-24_14.34.52.png

ガルーンを開いて設置したポータルを確認します。

おわりに

データのメンテナンスも楽々で、社内の長老クラスにじわじわとなっていけそうなポータルを作ってみました。環境が許すのであれば、自分で作ったkintoneアプリと連携して、ランダムに好きな写真や情報を表示してみても面白そうですね。今後もガルーンポータル活用シリーズは続きます。お楽しみに!

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