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CallConnect (合同会社selfree)

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(著 : 合同会社selfree)

はじめに

本Tipsでは5分で電話窓口を立ち上げられるブラウザ電話システム CallConnectとkintoneの連携について紹介します。

CallConnectとは?

CallConnect は、初期費用0円、5分で電話窓口を立ち上げられるブラウザ電話システムです。サポート業務やインサイドセールスを中心に、350を超える企業で利用されています。ここでは主な機能を3つ紹介いたします。

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電話

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CallConnect を使えば、パソコンのブラウザで電話ができるようになります。通常の電話のように保留・内線・取り次ぎといった機能に加え、通話内容の録音やメモをクラウドで共有するなど、電話の可能性が一気に拡がります。
また、顧客ごとに過去の通話内容を録音データやテキストメモで保存することが可能です。これまでの通話内容を把握した質の高い電話対応が実現できます。

自動応答電話(IVR)の作成

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CallConnectに登録していただくと、まず有効な電話番号を選択し取得します。この電話番号宛に電話をかけた際、「お電話ありがとうございます。〜〜にご用の方は1を、〜〜にご用の方は2を押してください。」といった自動音声アナウンスを作成し、プッシュ操作に応じて着信を振り分けることができます。

外部Webサービスとの連携

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顧客情報を管理している外部サービスとCallConnectが連携することで、電話番号に紐付けられた顧客情報管理ツールと連携した顧客情報が着信時に表示されるようになります。
そのためわざわざCallConenctで顧客情報を一から登録していく手間を省きます。

また、通話終了時に履歴として外部サービスにその情報を渡すことも可能です。これにより、問い合わせをCallConnectの外で管理することができます。
本記事では顧客情報連携のうちの一つ、kintoneとの連携を紹介いたします。

kintone と CallConnect の連携方法

kintone にて顧客情報を保存したアプリを開く

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まず kintone で顧客情報(電話番号と名前などが登録されている)アプリを開き、アプリの設定を開きます。
アプリのページ右上の歯車のアイコンをクリックし、設定のタブを開きます。カスタマイズ/サービス連携にあるAPIトークンをクリック。
APIトークンを生成します。この時、アクセス権はレコード閲覧とレコード追加、レコード編集にチェックをいれてください。その後、保存を忘れずにクリックしましょう。

CallConnect 内で設定内容を入力する

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CallConnect にログインしていただき、管理の連携タブをクリックします。
外部サービス一覧の中でkintoneを選択し、以下の項目を入力します。

項目 説明
ドメイン ご利用されているkintoneのドメインを入力します。
アプリ ID 顧客情報を保存しているアプリを開いていただくと、URLはhttps://{ドメイン}.cybozu.com/k/14/ のようになります。この時の14がアプリIDです。
API トークン

先ほど取得した API トークンを入力します。

セキュリティ

kintone IP アドレス制限 が有効になっている場合、コールコネクトが Basic認証を通じて kintone にアクセスするようにします。

各フィールドコード 各フィールドコード: 電話番号や名前に対応するフィールドコードを指定していただきます。フィールドコードの確認および設定方法に関してはkintoneのヘルプをご参照ください。
顧客作成 チェックを入れると、新規の顧客と通話する度にkinotneのアプリに顧客データが新規登録されます。
通話履歴の作成

チェックを入れると、通話履歴の内容を kintone の対象アプリに書き出す設定項目が現れます。顧客リストのアプリで設定したのと同様の方法で、対応するアプリIDAPIトークン("レコード追加"のアクセス権)、フィールドコードを入力してください。

フィールドコードやAPIトークンを生成後必ず設定完了ボタンを押してください。このボタンを押さないと設定変更が反映されません。
反映がうまくいくと、その時点で顧客情報の取り込みが開始されます。何かしらの原因で失敗した際には契約しているメールアドレス宛にメールを送信します。

そのほかの注意事項

  • kintoneで新しく作成されたレコードのみCallConnectが読み取ります。kintoneで電話番号以外を更新された情報に関しては CallConnectでは取り込みません。
  • kintone内での更新日時の新しい順で500件まで取り込みます。
  • 該当するフィールドコードがない場合は空欄にして保存します。
  • 電話番号のフィールドコードは必須です。もしkintone側で電話番号が保存されていない顧客情報がある場合は取り込みを無視されます。
  • 顧客に紐づいた通話履歴を表示したい場合、kintone アプリ設定のフォームにて、関連レコードを追加します。顧客リストにも通話履歴にも電話番号を入れる項目がございますので、お互いの"電話番号(文字列)"が一致することをレコードの条件としてセットいただくことで、対応する顧客に紐づく通話履歴をリスト表示することが可能になります。設定の詳細は、本記事の冒頭で掲示した CallConnect テンプレートのアプリを入れていただき、その設定をご参照ください。

連携している間は1日に1回、自動でkintoneの更新情報を読み込みます。
連携の概要図は以下です。

最後に

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CallConnect のより詳細の使い方に関しましては、CallConnect 本サイト、及びヘルプセンターをご参照ください。
また、14日間無料でCallConnectをお使いいただけるTrialプランをご用意しております。ぜひこの機会にお試しください。

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