kintone Webhook × Microsoft Flowでタスク管理を効率化!

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はじめに

kintoneの2017年6月版で、アプリのレコードコメントに関する2つの大きなアップデートがあります。

  • ひとつは、画面上の話ですが、コメントに「いいね」がつけられるようになること
  • もうひとつは、コメントの書き込みからWebhookが発動できるようになること

です。今回は後者のコメント->Webhookの活用例をご紹介します。

概要

kintoneのWebhook機能を使い、Microsoft Flow経由でTodoistというツールのInboxに登録します。
Todoistとは、GTD(Getting Things Done)という考え方を実践できるタスク管理ツールです。ご興味ある方はTodoistのガイド(外部サイト)をご参照ください。

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シナリオ

普通なら、ToDoアプリにレコードを追加したら、レコードと同じ内容のタスクをそのままツールに連携するというシナリオがありそうです。

しかし、プロジェクトやチームの現場のリアルを想像して、以下のようなシナリオを考えてみました。

プロジェクトやチームレベルの共有タスクをミーティングしながらチェックしているとき、以下のスクリーンショットのように、レコードコメント欄に、個人レベルに落ちた「誰かのToDo」をメンションして書くような場面はないでしょうか?

▼kintoneアプリの一覧です。こちらの目的は、タスクを複数のメンバーで共有することです。
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▼kintoneを使って進捗会議をしている時に残ToDoの担当がアサインされ、コメントが議事メモ代わりになります。__________2017-04-26_14.40.41.png

これにより、ミーティングで決定したToDo事項を自席に帰ってから転記する手間が軽減されます。
また、共有タスクから個人タスクに自動連携することで、アサインした方もされた側も、漏れがなくて安心ですね。


完成イメージ

ポイントとしては、コメントのすべてがTodoistに流れたら必要ないデータも登録されてしまうため、特定キーワード("TODO", 個人名など)でフィルタする条件をつけることです。Microsoft Flow側で設定可能です。
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準備

利用するサービス、API

  • kintone
    • kintoneアプリ(例としてToDoを使いますが、何を使っても良いです。)
    • kintone Webhook機能
  • Todoist iOS版 or Android版 or ブラウザ版
    • Inboxなどプロジェクトが存在すること
  • Microsoft Flow

  ※各サービスの環境はご準備ください。

Microsoft Flowの設定

事前にサインアップをした上でフローを作成してください。

フローの作成

メニューの「マイ フロー」から「一から作成」をクリックする。

「要求」トリガーの選択

サービスとトリガー検索で「要求」を入力し、選択する。

「要求本文の JSONスキーマ」

次のコード(JSON)をコピーします。"comment"というオブジェクトの"text"というプロパティを取得するためです。このコードは、例に挙げているToDoアプリだけでなく、どのようなアプリでもコメント本文を取得するのに使うことができます。

貼り付け後のイメージ

グレーアウトされているURL欄は保存後に生成されます。

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条件の追加

新しいステップで、「条件の追加」を選択します。

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  • オブジェクト名:「text」(コメントのテキストの値)
  • リレーションシップ:「次の値を含む」
  • 値:「TODO」(今回のシナリオの場合)

アクションの追加

「はいの場合」の「アクションの追加」を選択し、「Todoist - タスクを作成する」を検索し選択します。
※アクションの追加後、アカウントの認証を求められます。

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作成するタスクの情報入力

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  • プロジェクトID:「Inbox」
  • タスクのタイトル:「text」

フローの作成と完了

フロー名を「kintoneからToDoist」 に変更し、完了をクリック。

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要求するURLの確認

完了することで、HTTP POST URLが確定するため、マイ フローから作成したフローを開き、「要求」の詳細でURLをコピーします。
※このURLは、kintoneのWebhook機能で利用します。

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kintone Webhookの設定

事前に準備したアプリの設定画面を操作し、レコードコメントを書き込んで完成です。

Webhookの追加

アプリの設定画面に移動し、 Webhook > Webhookの追加 画面を表示し、Microsoft FlowでコピーしたURLを設定します。
※kintoneの「Webhook URL」の入力欄には、コピーした文字列の「https://」以外の部分をコピーしてください。
Webhook保存後には、必ずアプリの設定画面に移動し、「アプリを更新」をクリックしてください。

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  • 通知を送信する条件:「コメントの書き込み」
  • 有効化:「このWebhookを有効にする」にチェック

 

コメントを書き込んでTodoistに登録

kintoneアプリに戻り、コメントを書き込むと、TodoistのInboxに登録されます。また、指定した文字列を含まない場合は発動しないという制御ができています。

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おわりに

今回は、Microsoft Flowの中でも、「要求」と「Todoist - タスクを作成する」アクションを使って、kintoneからTodoistの登録を実現してみました。また、Microsoft Flowで条件の追加を試してみました。Microsoft Flowはこのように、自由に条件やアクションを追加することができるのが魅力ですね。さらに個人名で絞り込む条件を追加したり、メール通知のアクションを増やしたりと使い方の幅が広がりそうです。

記事に関するフィードバック

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千代田 賢史

自分の持っている365で挑戦みますので、できたらレポートします。

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cybozu Development team

こちらのTipsで使用している機能は5/14に公開予定でしたが、延期になりました。詳細はこちらのページをご確認ください。

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